ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО ОПФР по г. Москве и МО

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО ОПФР по г. Москве и МО от 30.06.2003 N 06/10061
"ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО ПО ВОПРОСАМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ОЦЕНКИ ПЕНСИОННЫХ ПРАВ ЗАСТРАХОВАННЫХ ЛИЦ"



ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ - ОТДЕЛЕНИЕ ПЕНСИОННОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО Г. МОСКВЕ И МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО
от 30 июня 2003 г. N 06/10061

ПО ВОПРОСАМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ДЛЯ ОЦЕНКИ ПЕНСИОННЫХ ПРАВ ЗАСТРАХОВАННЫХ ЛИЦ

ГУ - Отделение ПФР по г. Москве и Московской области направляет Информационное письмо по вопросам использования архивных документов для оценки пенсионных прав застрахованных лиц.
Указанный документ может использоваться специалистами всех подразделений подведомственных организаций ГУ - Отделения в части документального подтверждения общего трудового, страхового и специального стажа работы застрахованных лиц, а также заработной платы для установления пенсий.

1. Общие положения

С 1 января 2002 года в Российской Федерации вступило в силу новое пенсионное законодательство. Статья 13 Федерального закона от 17 декабря 2001 года N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" регламентирует правила подсчета и порядок подтверждения страхового стажа.
В развитие п. 4 ст. 13 указанного Федерального закона постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 года N 555 утверждены Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий.
Согласно п. 4 Правил "при подсчете трудового стажа подтверждаются: периоды работы и иной деятельности и иные периоды до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом "Об индивидуальном учете в системе государственного пенсионного страхования" - документами, выдаваемыми работодателем или соответствующими государственными органами".
С целью эффективного розыска документов, обеспечивающих права и законные интересы российских граждан, в части подтверждения общего трудового и специального стажа, заработной платы разъясняем систему хранения, комплектования и использования архивных документов.
Указанная система регламентирована Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, подписанными Президентом Российской Федерации 7 июля 1993 года, и Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552.

2. Состав Архивного фонда Российской Федерации

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.
Архивный фонд Российской федерации состоит из государственной и негосударственной части.
В соответствии с Основами законодательства государственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга и муниципальной собственностью.
К федеральной собственности относятся архивные фонды и архивные документы федеральных государственных архивов, центров хранения документации, архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности, архивные фонды и архивные документы, полученные в установленном порядке от общественных и религиозных объединений и организаций, юридических и физических лиц.
Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений, организаций, а также с момента отделения церкви от государства в собственности религиозных объединений и организаций, действующих на территории Российской Федерации, или в частной собственности и представляющие историческую, научную, социальную, экономическую и культурную ценность.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях объединений, учреждений, организаций и предприятий. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с органами и учреждениями Федеральной архивной службы России.
Государственные учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда Российской Федерации, и виды таких документов определяются Федеральной архивной службой России и ее территориальными органами.
Федеральная архивная служба России для отбора документов на государственное хранение утверждает типовые перечни документов с указанием сроков хранения.
При работе с архивными документами, приеме посетителей и составлении запросов социально-правового характера о подтверждении стажа, заработка, а также периодов работы, дающих право на досрочное пенсионное обеспечение, необходимо использовать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 года.
Выписка из типового перечня с указанием сроков хранения отдельных видов типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, приводится в приложении 1.

3. Система хранения документов государственной части
Архивного фонда Российской Федерации

Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляют архивные учреждения Федеральной архивной службы России , система хранения строится по территориальному признаку:
- федеральные государственные архивы, федеральные центры хранения документации и их филиалы хранят архивные фонды и архивные документы федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации, других банков, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;
- центральные государственные архивы республик, государственные архивы, центры хранения документации краев, областей, г. Москвы и Санкт-Петербурга, автономной области, автономных округов и их филиалы хранят архивные фонды и архивные документы органов государственной власти, прокуратур республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов; учреждений, организаций, предприятий, отнесенных к государственной собственности субъектов Российской Федерации; учреждений, организаций и предприятий, находящихся на их территориях и отнесенных к федеральной собственности; ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;
- районные и городские архивы хранят документы местных органов самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов.
Временное хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляют органы государственной власти , государственные учреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах в течение предельно допустимых сроков.

4. Предельные сроки временного хранения
документов в организациях. Депозитарное хранение
архивных документов

Приводим предельные сроки временного хранения управленческой документации, документов по личному составу в министерствах, ведомствах, государственных учреждениях, организациях, предприятиях:
- архивных документов федеральных, республиканских органов государственной власти, а также архивных документов Генеральной прокуратуры Российской Федерации и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения - 15 лет;
- архивных документов органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения , автономной области, автономных округов, прокуратур городов и районов, государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения - 10 лет;
- архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения - 5 лет;
- документов по личному составу действующих организаций, записей нотариальных действий и судебных дел, записей актов гражданского состояния - 75 лет ЭПК .
По истечении предельных сроков временного хранения управленческая документация, документы по личному составу министерств, ведомств и организаций в упорядоченном виде передается на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России.
Учреждения, организации, предприятия, связанные определенной системой соподчиненности или однотипные по профилю деятельности, для хранения документов по личному составу создают объединенные ведомственные архивы по личному составу .
Министерству обороны РФ, Министерству внутренних дел РФ, Министерству иностранных дел РФ, Министерству Российской Федерации по атомной энергии, Федеральной службе безопасности РФ и ряду других ведомств и подведомственных им учреждений, организаций, предприятий и воинских частей предоставлено право депозитарного хранения архивных документов на основании соглашений, заключаемых указанными федеральными органами исполнительной власти, организациями и предприятиями с Федеральной архивной службой России .

5. Передача архивных документов при ликвидации
или реорганизации учреждений, организаций, предприятий

При реорганизации министерств, ведомств, государственных учреждений, организаций, предприятий, а также в случае изменения форм собственности этих учреждений, организаций, предприятий архивные документы, образовавшиеся при осуществлении их деятельности, передаются правопреемникам, а при их ликвидации - учреждениям Федеральной архивной службы России .
Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России в случае ликвидации негосударственных объединений, учреждений, организаций и предприятий или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных наследников.

6. Порядок выдачи, составления и оформления архивных
справок и архивных копий

Учреждения Росархива, ведомственные архивы организаций всех форм собственности обеспечивают право юридических и физических лиц на получение ретроспективной информации путем выдачи в установленном порядке заверенных копий и выписок из документов, справок социально-правового характера.
Архивная справка, официально заверенная, является документом, имеющим юридическую силу, содержит подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов.
Архивные справки выдаются на основании запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности; гражданам Российской Федерации - на основании их заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их права и законных интересов.
Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архивном учреждении, ведомственном архиве, по установленной форме на бланке для письма организации с обозначением названия документа "Архивная справка".
В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. Названия организаций в тексте справки при первом упоминании должны приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается применение их официально принятых сокращенных названий.
После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления справки .
Архивная справка подписывается руководителем архивного учреждения, организации, заверяется гербовой печатью.
В случае когда сведения, включаемые в архивную справку, не умещаются на одном листе справки, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый лист справки заверяется гербовой печатью организации.
Учреждения Росархива, организации несут ответственность за достоверность сведений, изложенных в архивных справках.
Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, электрографическим, фото - и другим способом всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.
Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.
Машинописные архивные копии составляются на бланке письма организации с обозначением названий "Архивная копия", "Архивная выписка".